La mutualisation
Depuis le début de l’année 2020, le service Archives s’est ouvert à la mutualisation avec les communes du territoire qui en font la demande. Une quinzaine de communes ont déjà sollicité le service depuis, pour réaliser au moins le diagnostic gratuit pour avoir l’avis de l’archiviste sur la nécessité ou non de recourir à ses services.
Depuis, le service a effectivement conventionné avec 6 communes du territoire ayant besoin d’aide dans la gestion de leurs archives, et d’autres ont « réservé » des créneaux pour les mois à venir.
Le service archives a terminé son intervention dans les communes de Machy, de Coulonvillers en 2021, et de Noyelles-en-Chaussée en Février 2022.
Pour la commune de Machy, le travail s’est terminé début Juin 2021, après un total de 8 jours d’intervention.
Il a permis l’élimination de plus de 10 mètres linéaires d’archives, libérant suffisamment d’espace pour réorganiser le stockage des archives dans la mairie.
Machy
Pour la commune de Machy, le travail s’est terminé début Juin 2021, après un total de 8 jours d’intervention.
Il a permis l’élimination de plus de 10 mètres linéaires d’archives, libérant suffisament d’espace pour réorganiser le stockage des archives dans la mairie.
Etat des archives de Machy au début de l’intervention |
Les archives de Machy après les éliminations et le récolement |
Un récolement des archives a été réalisé et permet ainsi au maire de retrouver, dans un tableau excel, tous les documents conservés en mairie, leur localisation, combien de temps il faut les conserver, et à l’issu s’il faut les éliminer ou les transmettre aux Archives départementales…
Enfin, l’intervention de l’archiviste a permis la transmission, via un dépôt aux Archives départementales (c’est à dire que la commune reste propriétaire des archives mais la responsabilité de leur conservation passe aux Archives départementales), des registres paroissiaux et d’état-civil depuis 1711. Ces documents permettent notamment de faire de la généalogie ou d’avoir des informations sur l’histoire du village depuis le XVIIIe siècle.
Un registre de la « Fabrique » a également été retrouvé, qui retrace la gestion des biens de l’église de Machy par une assemblée d’habitants (laïcs et clercs que l’on appel les « Marguilliers ») pour la fin du XIXe siècle.
Coulonvillers
La commune de Coulonvillers a déjà déposé ses archives « modernes » (comprises entre 1790 et 1940) et anciennes (antérieures à 1790) aux Archives départementales, notamment l’état-civil, et le travail de récolement et de tri a permis d’éliminer plus d’une vingtaine de mètres linéaires d’archives. Le travail dans cette commune s’est terminée en Décembre 2021, et le récolement a été transmis à la commune, avec les instructions pour sa bonne utilisation.
Fort-Mahon
La commune de Fort-Mahon va nécessiter encore une période d’intervention, qui a débuté à l’été 2022. Déjà plusieurs mètres linéaires ont été éliminé (le bordereau doit encore être envoyé aux Archives départementales) et seront pris en charge par la CCPM, comme le précise la convention.
Environ 17 mètres linéaires d’archives, concernant principalement la Seconde Guerre mondiale, ont été regroupés et listés dans un bordereau de dépôt à destination des Archives départementales. Il s’agit notamment des documents relatifs aux dommages de guerre (ou plutôt d’occupation dans le cas de cette commune), au ravitaillement et à la défense passive, plus généralement à la vie sous l’occupation, et à la Résistance. D’autres documents antérieurs à la Seconde Guerre mondiale sont également présents, concernant notamment l’aménagement de la ville à partir de 1923.
Plan des réseaux de la commune daté probablement de 1926
qui se trouvait dans un dossier du syndicat d’électricité intercommunal de l’époque.
La finalité du travail archivistique étant la communication des documents au public, il est indispensable que les communes prennent soin de leurs archives (à la hauteur de leurs moyens), et déposent leurs archives anciennes (antérieures à 1790) et modernes (comprises entre 1790 et 1940) aux Archives départementales. Elles seules sont à même d’en assurer la conservation dans de bonnes conditions, l’organisation intellectuelle et la valorisation auprès du public, et donner ainsi accès à toute la mémoire écrite du territoire. C’est ce qui explique que les documents plus anciens retrouvés en commune ont été déposés aux Archives départementales.
Un article sur le fonds d’archives de la Seconde Guerre mondiale à Fort-Mahon-Plage est paru dans le journal communal, se focalisant sur l’Occupation et la Résistance locale, à découvrir dans l’onglet « Articles ».
Ce fonds d’archives sur la Seconde Guerre mondiale est en cours de classement par les agents du service aides aux communes des Archives départementales, et sera prochainement consultable en salle de lecture à Amiens.
L’intervention à Fort-Mahon se terminera en Novembre 2022, après 55 jours d’intervention.
Noyelles-en-Chaussée
L’intervention à Noyelles-en-Chaussée s’est terminée début Février. Elle a permis de réaliser un tri et des éliminations dans les archives de la commune, libérant environ 10 ml linéaires d’espace de stockage. Ici aussi, quelques documents intéressant l’histoire de la commune ont été retrouvé, et seront transmis aux Archives départementales par le biais d’un bordereau de dépôt. Il s’agit notamment des registres de délibérations du Conseil Municipal depuis 1807.
Estrées-Lès-Crécy
L’intervention à Estrées-Lès-Crécy a débuté à la fin du mois de Septembre 2022.
Il est prévu d’intervenir sur une vingtaine de jours pour traiter une cinquantaine de mètres linéaires.
L’intervention impliquera aussi un dépôt aux Archives départementales pour l’état-civil (registre de naissance, de mariage ou de décès) depuis 1671, et les registres de délibérations depuis le XIXe siècle et couvrant la période des deux Guerres mondiales.
Ce travail permettra à la commune de récupérer de l’espace de stockage, de classer les documents d’urbanisme et la comptabilité représentant le plus gros volume, et d’améliorer ainsi la gestion des dossiers.
Saint-Riquier
La mairie de Saint-Riquier a sollicité le service archives pour un diagnostic qui a été réalisé le 03 Mai 2021. Ce diagnostic a permis d’estimer le volume de documents conservé à l’étage de la mairie à un peu plus de 75 mètres linéaires.
Une première période d’intervention de 14 jours répartie entre Juin et Août 2022 a déjà permis de proposer à l’élimination près de 15 ml de documents, de résorber les vracs et d’en récoler une partie. Ainsi, la seconde intervention pour laquelle un avenant a été signé, aura vocation à terminer le récolement et les éliminations réglementaires et de permettre au service de la mairie d’améliorer leur gestion documentaire. Cette seconde intervention est prévue pour 2023.
A venir
En 2023, le calendrier des interventions en communes reste encore à établir. Cependant, il est déjà prévu que les communes de Rue, de Mouflers, de Nampont-Saint-Martin et d’Ailly-Le-Haut-Clocher bénéficient de l’intervention de l’archiviste intercommunal.
A la demande des communes, des diagnostics gratuits peuvent toujours être réalisés pour estimer la durée d’intervention nécessaire.
