Depuis le mois de Juillet 2019, la Communauté de Communes Ponthieu-Marquenterre s’est dotée d’un archiviste professionnel.
L’objectif, en créant un service dédié spécifiquement à la gestion documentaire et à l’archivage, était avant tout de repartir sur de bonnes bases en résorbant l’arriéré papier stocké sur les différents sites (Ailly-Le-Haut-Clocher, Nouvion et Rue). Cet arriéré représentait plus de 350 mètres linéaires de documents répartis dans divers locaux au moment où l’archiviste a pris ses fonctions.
Depuis, une centaine de mètres linéaires ont été éliminé, ce qui représente plus de 3 tonnes de papier qui ont été recyclés !
Les archives en attente de destruction stockées à Nouvion.
L’autre étape importante consistait à récoler (ou inventorier) les documents pour les situer avec précision, les dater, et reprendre dans un tableau les informations importantes à leur sujet (date de création, durée d’utilité administrative et sort final à appliquer à l’issue de cette durée…). Cela permet notamment d’apporter un soutien aux services en leur communiquant des documents ou des informations nécessaires à la gestion des dossiers en cours.
Chaque boîte dispose d’une cote unique permettant de l’identifier et de la localiser.
Ces tâches, si elles se poursuivent encore (en particulier sur le site d’Ailly-Le-Haut-Clocher où se trouve le plus gros volume), permettent déjà de faciliter le travail des services au quotidien en donnant accès aux documents ou informations plus rapidement et en garantissant leur traçabilité et leur conservation à long terme.
Il s’agissait donc à la base d’un besoin ponctuel et plutôt axé sur l’administratif et sur le papier, mais qui se poursuit finalement encore aujourd’hui en prenant de nouvelles directions : vers les communes et vers le numérique notamment.
Le rôle d’un archiviste est souvent méconnu, qu’il travaille pour une commune, une intercommunalité, le département, la Région ou l’état, pour un hôpital, ou dans le privé. C’est pourquoi nous vous proposons de revenir sur des généralités relatives au métier et le cadre dans lequel il s’exerce. N’hésitez pas à visiter aussi l’onglet “actualité du service”.
Les archives : de quoi s’agit-il ?
La définition légale des archives, issu du code du patrimoine, est la suivante :
Les archives sont “l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produit ou reçus par toute personne physique ou morale, publique ou privée, dans l’exercice de ses fonctions” (Art. 211-1 du Livre II du Code du Patrimoine).
L’utilité des archives se décline dans :
- La gestion des affaires courantes et pour prouver une action
- La justification des droits et des obligations des administrés et de la collectivité
- La sauvegarde de la mémoire et du patrimoine de la collectivité
Les archivistes œuvrent aussi bien dans les collectivités publiques que dans les entreprises et parfois les associations. Le champs d’action d’un archiviste est étendue et va de la gestion papier quotidienne à la mise en place de procédure numérique pour la gestion des documents électroniques en passant par la valorisation d’archives auprès de divers publics ou l’accompagnement des services producteurs d’archives…
C’est pourquoi il doit pouvoir assurer les missions principales dévolues aux archivistes, à savoir :
“Les 4C”
Collecter
Il s’agit de mettre en place des procédures de collecte garantissant que les documents arriveront bien au service Archives lorsqu’ils n’auront plus d’utilité quotidienne pour la gestion des affaires courantes (archivage intermédiaire) ou s’ils ont vocation à être conservés définitivement pour leur intérêt historique (archivage définitif).
L’utilisation d’un bordereau de versement est une procédure de collecte. Le bordereau de versement entérine le transfert de responsabilité sur les documents du service producteur vers le service d’archives. Ce bordereau décrit sommairement les boîtes, donne un nom au versement (une cote alphanumérique, ex “1W”), précise les dates des documents, et donne aussi sa localisation. Ainsi, il y a une trace du passage des documents qui permet de les retrouver aisément, tout en facilitant la gestion des espaces de stockage.
Exemple d’un bordereau de versement permettant de recenser toutes les infirmations nécessaires à la prise en charge des documents par l’archiviste.
La deuxième page se compose d’un tableau listant les boîtes par numéro.
Conserver
Pour garantir aux générations futures l’accès au matériau historique, ou bien pouvoir justifier d’une action plusieurs années plus tard, il faut prendre soin des archives dès leur création, et cela passe par la conservation préventive.
Pour le service archives de la CCPM, cette conservation passe principalement par la surveillance des taux d’hygrométrie et des températures dans les magasins d’archives, et par le “reconditionnement”.
Il s’agit de la préparation matérielle des documents avant leur stockage dans le magasin d’archives : retrait des trombones et pochettes plastiques, utilisation de pochettes “neutres” pour les dossiers, changement du contenant pour des boîtes d’archives neuves…
En somme, la conservation préventive regroupe toutes les actions et procédures permettant d’éviter la détérioration du document à moyen et long terme, et la perte des informations qui y sont contenues. Pour ces dernières, la numérisation (le transfert sur format informatique) peut-être aussi une solution.
Classer
Cela consiste à mettre en ordre intellectuellement et matériellement les documents d’un fonds d’archives, pour les rendre accessibles. L’explosion de la production documentaire au moment et surtout à l’issue de la Seconde Guerre mondiale, a entraîné un engorgement des locaux d’archives des administrations sur tout le territoire national, parfois sans classement adéquat. Par conséquent, au vu du volume de papier dont il est question, on s’imagine mal transmettre aux chercheurs ou aux lecteurs d’énormes liasses de documents sans les avoir préalablement triées et classées un minimum.
Il existe des cadres de classement propres à chaque institution (départementale, communale, hospitalière…) permettant un classement thématique à l’aide de cotes alphanumériques. Toutefois, la connaissance du contexte de production et des services ou organes producteurs des documents est nécessaire pour un classement pertinent et efficace.
Dans le cas de la CCPM, le classement est indispensable, puisque les locaux renferment des documents depuis la fin des années 1960 à nos jours et concernant des thématiques très larges selon les compétences des Syndicats et des anciennes communautés de communes. Il importe donc au moins de distinguer les documents en fonction de leurs producteurs (au nom des principes archivistiques de “respect des fonds” théorisés depuis le XIXe siècle), puis en fonction de leurs thématiques et enfin de leurs dates.
Registres des délibérations des anciennes structures intercommunales (Syndicats et anciennes Communautés de communes) classés selon le cadre de classement des archives communales.
Communiquer :
Il s’agit du dernier maillon de la chaîne archivistique, lorsque les documents ont été collecté, qu’on s’est assuré de leur bonne conservation, et qu’on les a classé pour en faciliter l’exploitation : il reste à les communiquer aux lecteurs qui en font la demande.
La libre communication des archives est un droit acquis à la Révolution française, mais des délais de communicabilité, allant de 25 à 120 ans selon leur contenu, s’appliquent aux documents pour protéger les intérêt de l’Etat et des citoyens. Ainsi, si tout document est librement communicable, c’est aux services d’archives de s’assurer que le délai de communicabilité est bien terminé avant de transmettre les documents au demandeur. On comprend donc comment une procédure de classification supplémentaire semble donc relever d’un zèle amateur plus que du bon sens professionnel, en plus de limiter le libre accès aux documents.
Les documents d’archives sont communiqués dans des salles de lecture ayant leur propre règlement intérieur et sous la surveillance d’au moins un archiviste.
Outre les communications en salle de lecture, les documents d’archives peuvent aussi être mis en lumière par le biais d’expositions, de conférences, d’ateliers pédagogiques, d’articles… C’est ce qu’on appel la valorisation d’archives (vous pouvez aussi consulter l’onglet “articles“).
Extrait du registre aux délibérations de l’association syndicale du canton de Nouvion daté de 1942
Archives électroniques
Le travail de l’archiviste ne s’arrête pas au papier. La production de document se fait aujourd’hui principalement sous format numérique.
C’est pourquoi, dans l’optique de la dématérialisation des procédures d’ici 2022, la CCPM se dote également de divers logiciels métiers, et s’interroge sur l’organisation de ses dossiers dans l’arborescence numérique et sur la conservation des fichiers.
L’archiviste est chargé de la reprise de l’arborescence numérique, qui constitue en somme le plan de classement informatique de la collectivité. A l’image du papier qui, s’il n’est pas correctement conservé, finit par se détériorer, les fichiers numériques doivent aussi faire l’objet d’un soin particulier d’une part pour que l’on puisse à nouveau les consulter (le problème de certains formats logiciel) et d’autre part pour assurer leur intégrité à long terme.
L’arborescence numérique est tout simplement la façon dont les fichiers sont organisés dans le serveur. Elle doit, à l’instar d’un plan de classement, refléter avant tout les missions et compétences de la collectivité, mais aussi son organisation. Chaque service pouvant produire des documents spécifiques, dans le contexte d’une mission particulière, avec une valeur probante différentes selon les cas, l’archiviste ne peut se passer de l’expertise des services pour réaliser l’arborescence. Il doit être capable d’appréhender les missions des services, les documents qui en découlent, et synthétiser efficacement l’ensemble pour que l’arborescence en rende compte.
En somme une arborescence bien structurée permet de gagner en efficacité, de raccourcir le nom des fichiers (puisqu’ils se trouvent déjà eux-mêmes dans un dossier précis) et de faciliter la prise en main du serveur par un éventuel nouvel arrivant.
Au delà de l’arborescence, le numérique est plus que jamais d’actualité, et si désormais notre histoire s’écrit via l’informatique, elle devra se conserver aussi sur ce support, et les archivistes en auront la charge en garantissant la traçabilité et la conservation des documents, le fonctionnement des logiciels d’archives et la mise en valeur des documents numériques. C’est pourquoi les collectivités ouvrent de plus en plus de poste de “e-archivistes” !
Le réseau archivistique français
En France, plusieurs institutions ou en tout cas plusieurs niveaux d’une même institution assurent la conservation du patrimoine écrit.
Les Archives nationales se déclinent en trois services à compétence nationale :
- Les Archives nationales à proprement parler, installées sur les sites de l’hôtel de Rohan-Soubise à Paris, de Pierrefitte-sur-Seine et de Fontainebleau ;
- Les Archives nationales du monde du travail à Roubaix ;
- Les Archives nationales d’Outre-Mer à Aix-en-Provence.
Le Service Interministériel des Archives de France (SIAF), rattaché à la Direction des Patrimoines et de l’Architecture, assure pour le compte de l’Etat le contrôle scientifique et technique sur les archives publiques, et encadre les grands chantiers archivistiques et documentaires, notamment la dématérialisation.
Aux côtés de ces services à compétence nationale, on retrouve des structures à part : les Archives de la Défense rattachées au ministère, les Archives du ministère des affaires étrangères, et les services d’archives privés (entreprises…).
Dans les territoires, les Archives départementales, par le biais des directeurs qui sont fonctionnaires d’Etat, assurent le contrôle scientifique et technique sur les archives des collectivités et administrations du département.
Les services d’Archives communales sont ainsi soumis eux aussi à ce contrôle, qui se matérialise notamment par la nécessité d’obtenir le visa du directeur des Archives départementales territorialement compétent pour toute destruction d’archives.
Toutefois, les maires restent responsables civilement et pénalement de la bonne gestion et conservation des archives de leurs communes.
